Dans le monde professionnel, il est parfois nécessaire d’envoyer des mails de relance pour obtenir une réponse ou un résultat souhaité. Une relance bien maîtrisée peut être la clé du succès dans vos échanges avec vos prospects, partenaires ou clients. Découvrez donc les meilleures pratiques pour rédiger des emails de relance efficaces et professionnels.
Rédaction de l’objet
L’objet de votre mail doit être concis, percutant et précis. Il donne un avant-goût de ce qui se trouve dans le corps du message et décide souvent si le destinataire va ouvrir votre email ou non. Essayez d’éviter les objets trop vagues, tels que « Relance » ou « Petit rappel », et préférez plutôt quelque chose de plus personnalisé et spécifique à la situation, comme « Suivi suite à notre appel téléphonique » ou « Relance concernant votre demande de devis ».
Introduction accrocheuse
Commencez votre email de relance par une introduction accrocheuse afin de capter l’attention de votre interlocuteur. Prenez le temps de vous présenter rapidement si cela s’avère nécessaire ou complémentaire à l’objet du mail, notamment si vous n’avez pas encore eu l’occasion d’entrer en contact avec la personne. N’hésitez pas également à rappeler brièvement le contexte de l’échange pour situer votre interlocuteur et faciliter la compréhension de votre demande.
Personnalisation du message
Pour une relance efficace, il peut être judicieux d’adapter le contenu de votre mail à la personne à laquelle vous vous adressez. Ainsi, pensez à personnaliser le ton et le niveau de langage en fonction de votre interlocuteur, pour éviter de paraître trop familier ou, au contraire, trop distant. De même, prenez en compte les éventuels éléments qui ont pu être abordés lors des précédentes interactions (par exemple, si votre destinataire vous a signalé qu’il était surchargé).
Mise en valeur des informations clés
Dans le corps de votre email de relance, mettez en avant les informations essentielles dont vous souhaitez rappeler l’importance à votre interlocuteur. Kontribuez par exemple l’échéance proche d’un rendez-vous, le besoin urgent de clarification sur un point précis ou encore les conséquences potentielles de l’inaction face à votre demande. N’oubliez pas également de structurer votre email avec des paragraphes clairs et aérés pour faciliter la lecture.
Service rendu ou solution apportée
Afin d’inciter votre interlocuteur à répondre rapidement à votre mail de relance, proposez-lui une aide concrète pour résoudre sa problématique ou lui simplifier la tâche. Par exemple, donnez-lui accès à des documents complémentaires, proposez-lui un créneau pour un nouvel appel téléphonique ou offrez-lui de prendre en charge certaines démarches administratives.
Formulation de la demande et call-to-action
Dans votre mail de relance, il est essentiel de formuler clairement ce que vous attendez de votre interlocuteur. Evitez les phrases floues ou incertaines et optez pour des formulations directes et précises afin d’obtenir une réponse rapide et efficace.
N’hésitez pas également à intégrer une call-to-action pour encouragez votre destinataire à passer à l’action. Par exemple, demandez-lui explicitement de confirmer un rendez-vous, de renvoyer des documents signés ou de répondre avant une date précise.
Politesse et remerciements
Pour conclure votre email de relance, n’oubliez pas d’ajouter quelques mots de politesse et de remercier votre destinataire par avance pour sa prise en compte de votre message. Un peu de courtoisie ne fait jamais de mal et peut même contribuer à obtenir une réponse plus rapidement !
En suivant ces conseils pratiques pour rédiger vos mails de relance professionnelle, vous pouvez espérer obtenir un meilleur taux de réponse et améliorer ainsi vos relations dans le milieu professionnel. À vous désormais d’adapter ces astuces à votre situation et à vos interlocuteurs pour maximiser l’efficacité de vos relances !
